Pedido contestado? Veja como lidar com disputas de envio e registrar suas embalagens

Para quem vende online, o fato de um pedido ter sido enviado não significa que tudo terminará sem problemas. Quando um cliente relata que faltou um item no pacote ou que recebeu um produto diferente do que comprou, o vendedor pode precisar gastar mais tempo verificando o ocorrido e resolvendo a situação.



Quando surge uma contestação, não basta responder ao cliente rapidamente. Também é importante ter informações que ajudem a verificar o que aconteceu durante a preparação do pedido. Sem registros desse processo, investigar o problema pode levar mais tempo e esforço.



Mas como registrar o processo de embalagem no dia a dia e facilitar a consulta dessas informações quando necessário? Neste artigo, vamos mostrar as dificuldades de registrar evidências manualmente e como o recurso de Prova de Envio do UpSeller pode ajudar a gravar o processo de embalagem e facilitar a consulta dos vídeos posteriormente.



Por que os vendedores de e-commerce devem se preocupar com disputas de envio?

No dia a dia de uma operação de e-commerce, podem surgir problemas em diferentes etapas do pedido. Por exemplo, um cliente pode informar que faltou um item no pacote ou que recebeu um produto diferente do que comprou. Nessas situações, o vendedor precisa verificar o que aconteceu durante a embalagem para entender onde pode ter ocorrido o problema.



À medida que o volume de pedidos aumenta, verificar cada caso e localizar os registros correspondentes pode consumir cada vez mais tempo. Em situações de reclamações indevidas, a falta de evidências também pode dificultar a defesa do vendedor, gerar prejuízos e afetar a reputação da loja.



Ao gravar o processo de embalagem, o vendedor pode consultar o vídeo correspondente quando necessário e utilizá-lo como evidência de apoio na verificação do pedido, na comunicação com o cliente ou em uma contestação junto à plataforma. Embora o vídeo não garanta a resolução de todas as disputas, ele ajuda a verificar com mais clareza o que aconteceu durante a embalagem.

 

Por que é tão trabalhoso registrar evidências de envio manualmente?

Ao perceber a importância de manter registros, alguns vendedores optam por usar o celular para filmar a embalagem dos pedidos ou gravar e salvar os vídeos manualmente. Embora essa alternativa seja possível, ela pode gerar mais trabalho conforme o volume de pedidos aumenta.

 

Gravar cada pedido manualmente exige etapas adicionais.

Se o vendedor precisa preparar o equipamento, iniciar a gravação e salvar o vídeo separadamente para cada pedido, acaba dedicando mais tempo e esforço a tarefas que vão além do processo habitual de embalagem.

 

É necessário relacionar cada vídeo ao pedido correspondente.

À medida que a quantidade de vídeos aumenta, encontrar o registro de um pedido específico pode se tornar mais trabalhoso, principalmente quando os arquivos não têm identificações claras. Em vez de localizar diretamente o vídeo desejado, o vendedor pode precisar abrir vários arquivos até encontrar o correto.



Por isso, integrar a gravação, o armazenamento e a consulta dos vídeos à rotina de envio pode tornar esse processo mais prático.



O recurso de Prova de Envio ajuda a reduzir a necessidade de iniciar manualmente a gravação de cada pedido. Além disso, oferece informações relacionadas ao pedido e diferentes opções de armazenamento para facilitar a organização dos vídeos.

 

Como a Prova de Envio do UpSeller ajuda a registrar o processo de embalagem?

Após configurar o recurso, o vendedor pode gravar automaticamente o processo de embalagem dos pedidos durante o fluxo de envio por leitura do código de barras e escolher a forma de armazenamento mais adequada à sua operação.Veja como o recurso pode facilitar o gerenciamento dos registros em três aspectos.



✅Inicie a gravação ao escanear a etiqueta de envio e integre o registro à rotina de expedição

Antes de utilizar o recurso Prova de Envio, é necessário instalar o plugin UpSeller Printer, conectar uma câmera compatível ao computador e concluir as configurações necessárias.



Após a configuração, verifique se a imagem da câmera está funcionando corretamente e se o plugin está pronto para gravar. Na página de Escaenar para Enviar, digite o número do pedido ou escaneie a etiqueta de envio. Quando o pedido for validado com sucesso, o sistema iniciará automaticamente a gravação do vídeo de embalagem correspondente.



Dessa forma, a gravação fica integrada ao fluxo diário de envio por leitura do código de barras, reduzindo a necessidade de iniciar manualmente a gravação de cada pedido e facilitando o registro do processo de embalagem.

 

✅Os vídeos incluem informações do pedido para servir como evidência de apoio em caso de disputa

Quando um cliente relata que faltou algum item ou que recebeu um produto incorreto, o vendedor precisa verificar o que aconteceu durante a embalagem. Apenas as informações do pedido ou os relatos das partes nem sempre são suficientes para esclarecer a situação.



Os vídeos da Prova de Envio incluem marcas-d'água com informações como o número do pedido na plataforma, o número de rastreamento e o horário da gravação, permitindo associar o vídeo ao pedido correspondente. Quando surge uma disputa, o vendedor pode consultar o vídeo e verificar o conteúdo gravado, utilizando-o como evidência de apoio no atendimento pós-venda ou em uma contestação junto à plataforma.

✅Armazene os vídeos localmente ou na nuvem e facilite a consulta posterior

Depois de gravar os vídeos, saber como armazená-los e localizá-los também é importante. A Prova de Envio permite salvar os vídeos apenas localmente, apenas na nuvem ou tanto localmente quanto na nuvem, de acordo com as necessidades do vendedor.



Quando precisar consultar um vídeo, o vendedor pode pesquisar pelo número do pedido ou pelo número de rastreamento no armazenamento em nuvem, ou acessar os registros relacionados na página de detalhes do pedido. Se optar pelo armazenamento local, poderá localizar o vídeo na pasta correspondente usando as informações do pedido.



Assim, quando precisar verificar um pedido, o vendedor não precisa procurar manualmente entre vários arquivos de vídeo. Basta utilizar as informações do pedido para localizar o registro correspondente com mais facilidade.

Inclua a Prova de Envio na rotina da sua operação

Diante de disputas relacionadas aos pedidos, responder ao cliente com agilidade é importante, mas manter registros do processo de embalagem também merece atenção.



Com a Prova de Envio, o vendedor pode integrar a gravação de vídeos ao fluxo de Escanear para Enviar, associar os registros às informações dos pedidos e escolher entre o armazenamento local e na nuvem. Quando precisar verificar um pedido, também poderá localizar o vídeo correspondente por meio das informações relacionadas.



Se você quer tornar o registro do processo de embalagem mais prático e reduzir o trabalho de gravar e organizar vídeos manualmente, conheça o recurso Prova de Envio.



Quer saber como configurar o recurso? Consulte o guia de uso ou assista ao vídeo tutorial para aprender a configurar o recurso, escolher as opções de armazenamento e consultar os vídeos gravados.